Организация конференции: с чего начать и как не облажаться?

21.05.2021 22:53

Независимо от того, планируете ли вы закрытую встречу с единомышленниками, представителями конкретной отрасли или даже международное мероприятие, каждая конференция требует тщательного планирования и ответственного подхода. Помните, что организация конференции — это не что иное, как план. Звучит банально, но без заранее разработанной стратегии действий успешную конференцию организовать невозможно.

От плана к реализации

Когда выбрана тематика конференции, целевая группа участников и исполнители, самое время подумать о дате проведения встречи. На этом этапе вы должны учитывать возможности спикеров и гостей, а также календарь событий в вашей отрасли. Например, если работаете в свадебной индустрии, ярмарки и конференции должны проводиться примерно за 3-4 месяца до «нового сезона». Точная дата должна быть установлена за шесть месяцев до самого мероприятия, чтобы каждый мог внести ее в свой календарь не ущемляя собственных интересов. Вы также должны подумать, как долго продлится конференция. Опыт показывает, что конференция, в которой участвуют около 300 человек, занимает два полных дня. Более крупные конференции могут занять еще больше времени.

Бюджет

После того, как определитесь с первоначальным планом организационных действий, следует сосредоточиться на бюджете. Точная оценка позволит внести коррективы, чтобы этого не пришлось делать в последний момент. Это упростит общение с субподрядчиками, привлечение спонсоров и гостей. Имея ограниченный бюджет, вы на раннем этапе сможете определить, что можете себе позволить, что является наиболее важным и от чего вынуждены будете отказаться.

В бюджете должны быть учтены:

постоянные и переменные затраты;
стоимость аренды площадей, техники, пр;
планируемые доходы от конференции в случае платного входа.

Если вы организовываете конференцию на несколько дней, помните о расходах на проезд и проживание гостей. При необходимости сократите фиксированные затраты за счет поиска спонсоров и увеличения количества мест для участников конференции. Чтобы сократить расходы, ищите объект, который предлагает конференц-зал бесплатно, например, в обмен на заказ конкретной продукции для мероприятия или определенное количество ночей.

Выберите докладчиков для конференции

Если вам не безразличны конкретные специалисты в вашей отрасли, будьте осторожны, их календари могут быстро заполниться! Во избежание отказа от участия в организуемой вами конференции убедитесь, что потенциальные спикеры могут ознакомиться с темой и планом мероприятия как минимум за 4 месяца до запланированной даты. В конце концов, они должны успеть подготовить свое выступление.